第一条  为规范香花镇综合视频会议系统（以下简称综合视频会议系统）管理，确保综合视频会议系统安全、可靠运行，特制定本制度。

第二条  本制度所指的综合视频会议系统是部署在香花镇综合指挥中心（以下简称镇综合指挥中心，位于镇3楼会议室）的纵向贯通省、市、县、乡镇、村（社区），横向对接中共临武县委办公室（以下简称县委办）、临武县人民政府办公室（以下简称县政府办）等主要县直单位的视频会议系统。

第三条  各村（社区）应安排专人负责视频会议系统的管理和使用，建立工作群方便本辖区信息交流。

第四条  视频会议是提高工作效率和适应节约、便利办公要求的有效方式，各村（社区）应积极利用已建视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等。

第五条  各村（社区）原则上不再新建视频会议系统，已建成的视频会议系统要整合接入综合视频会议系统。

第六条  下列活动鼓励使用综合视频会议系统:

（一）召开会议;

（二）开展培训;

（三）洽谈工作;

（四）应急指挥;

（五）远程通知；

（六）其他可用音视频通信的业务。

第七条  镇人民政府有关人员组成视频会议保障小组，运维单位明确2名综合视频会议系统管理员（以下简称系统管理员）常驻会场值守。各部门安排1至2名对网络和视频会议系统设备较熟悉的工作人员（以下简称系统维护员）负责视频会议系统的使用操作和日常维护。镇政府工作人员负责本辖区村（社区）视频会议系统的管理，指导村（社区）工作人员开展视频会议系统的运行和维护。各村（社区）系统维护员名单联系方式应报镇人民政府登记。

第八条  使用综合视频会议系统召开的会议，属于党委系统召开的或需要党委系统视频会议系统转播的，须经镇党委分管副主任批准；属于政府系统召开的或需要政府系统视频会议系统转播的，须经镇政府办分管值班室副主任和镇政府办主任批准。各部门使用自建或上级统建的视频会议系统的会议审批由部门主要负责人批准。

第九条  使用综合视频会议系统召开的会议或需要综合视频会议系统将视频信号转播至其他视频会议系统的，一般应提前3天提出申请；应急指挥等特殊情况在说明原因后可紧急申请使用。

第十条  使用综合视频会议系统召开的视频会议由主办单位或部门（以下简称主办单位）草拟会议方案，会议方案内容应包括会议名称、会议起止时间、主要议题、参会单位、联系人及联系方式等。会议方案经分管领导签字审定同意后，由主办单位按归口管理原则交镇党政办确定后下发通知。如需村（社区）设立分会场的，由镇党政办审核后负责通知。

第十一条  主办单位应在申请审核通过后，拟定会议通知，说明召开视频会议注意事项及调试时间，并及时通知各会议接入单位。

第十二条  主办单位负责召开视频会议所需资料的搜集和分发，以及会场的会务工作。如需将镇综合指挥中心会议室作为主会场，主办单位应将会议通知、会议议程、需演示的电子文档等资料提前2个工作日提交系统管理员。

第十三条  系统管理员根据会议安排和会议资料做好会议准备，检测相关设备，县级以上开至乡镇一级的视频会议，原则上提前4小时进行设备调试，县级以上开至村（社区）一级的视频会议，原则上提前8小时进行设备调试。

第十四条  各村（社区）收到县级以上视频会议通知后，应组织本乡镇和辖区内村（社区）提前布置好会场，做好系统调试工作，确保网络连接和设备工作正常。

（一）各参会单位在接到会议通知后，应在工作群查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。联调时，各系统维护员应按照《香花镇综合视频会议系统调试情况记录表》（附件2）的检查项目，逐项检查系统状况。

（二）会议开始前1小时，各参会单位系统维护员应到达工作岗位开始值机。遇有大型会议应提前2小时值机，视频会议系统试运行半小时以上。

（三）如召开紧急会议，各参会单位系统维护员应在接到通知后立即到达视频会议室设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。

第十五条  会议期间注意事项：

（一）各参会单位应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标。标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰。

（二）系统维护员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应。

（三）系统维护员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面。

（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息。

（五）会议过程中，除需要发言的单位外，各分会场节点的麦克风应保持关闭状态。

（六）参会人员应面对摄像头，保持坐姿端正。

（七）参会人员应关闭手机或将手机设置为震动状态。

（八）会场内禁止吸烟。

（九）会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员和系统维护员应尽快予以排除，并将情况及时报告镇党政办，并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员和系统维护员在会后应详细记录故障处理情况并报镇系统管理员。

第十六条  会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。

第十七条  会议结束当天，系统管理员和参会部门、乡镇系统维护员应及时填写《香花镇综合视频会议系统使用情况登记表》（附件3），以便准确掌握情况，加强对综合视频会议系统的管理。会议的录音、录像资料应妥善保存。

第十八条  镇政务服务中心负责对各分支节点进行监督、检查和技术指导，组织对视频会议系统的定期全面检测和不定期抽检工作，组织视频会议系统操作培训。各单位、各村（社区）应配合参加。

第十九条  村（社区）要加强会议系统设备设施的保管，无关人员不得触动；未经允许严禁更改系统软件设置方式、硬件设施、安放位置、线路设置。系统终端实行专机专用，严禁挪作他用或擅自安装其它软件，应经常检查监控网络及音视频传输线路、接口等设置，保证各项设备设施处于完好状态，遇到问题应及时与镇政务服务中心联系进行解决。凡因不当操作损坏设备的，或保管不当造成设备遗失的，自行承担修复费用。

第二十条  各村（社区）应按照统一要求进行设备配置、参数设置和会场布置。需要调整设备配置、变更系统参数或更换会场的，应提前报告县政府办，经同意后方可调整、变更和更换。

第二十一条  各村（社区）应按照统一的技术规范和要求操作视频设备、使用会议室灯光和背景、放置本单位名称标识、设置参会人员桌签。视频会议室环境布置要整洁大方，设备摆放正确美观，照明适度，摄像头安放合理，音响设备运行良好。

第二十二条  系统管理员要严格执行操作规范、岗位管理和会议保密等工作制度，熟悉相关设备设施，不得在专用电脑等设备上安装其他无关软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。

第二十三条  因本系统已与部分单位原有视频会议系统实现对接，相关部门、各村（社区）应妥善维护管理原有视频会议的设施设备。如有故障需维修或更换的，原则上在一周内自行解决，以保证本地会议系统功能不受影响。

第二十四条  本制度自印发之日起执行。